Mapa de Delegação
Liberando a agenda
Primeiro você lista tudo o que faz e decide o destino de cada item. Cada destino tem a sua própria aba de tratamento. No fim sai o diagnóstico com quantas horas você recupera por mês.
O caminho
Um inventário, três tratamentos, um diagnóstico
Seja honesto na etapa 1. Se você classificar tudo como algo que só você pode fazer, o resultado não vai dizer que você é insubstituível, vai dizer que você é o gargalo da sua própria área.
Os níveis de delegação
Delegar não é binário, existe um degrau entre fazer sozinho e soltar a mão
Não existe nível certo para tudo. Existe nível coerente com a maturidade de quem recebe e com o risco da tarefa. Delegar no nível 5 quem ainda está no 2 não é confiança, é abandono.
Etapa 1. Inventário
Uma linha por atividade. Informe as horas de cada ocorrência e com que frequência ela acontece.
Estimativa das últimas semanas, não do mês ideal.
Só eu posso fazer é para o que exige a sua posição, sua assinatura ou sua responsabilidade formal. Se a resposta for porque eu faço mais rápido, isso não é só eu posso fazer, é delegável.
Só o que você marcou como delegável. Delegação sem nome, sem nível e sem prazo não acontece.
O que você disse que só você pode fazer. Se essa lista não tiver data de validade, ela vira a sua jaula. Para cada item, escreva o que precisaria mudar para isso deixar de ser só seu.
O que não deveria existir. Antes de eliminar, entenda por que existe, porque quase sempre há alguém do outro lado esperando aquilo. Sem saber de quem depende a decisão, a lista não sai do papel.
Diagnóstico
O que a sua agenda está dizendo